Check icon

Success

Your request has been successfully submitted.

Tổng đài: 19006769

" Chuyển đổi số trong công tác Lưu trữ tại Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực"

Hiện nay đa số các cơ quan đơn vị đã lập hồ sơ công việc, tuy nhiên chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu chưa lập hồ sơ tồn đọng lại từ các năm trước. Một phần do kho lưu trữ của đơn vị đã quá tải, quá trình tổ chức sắp xếp và lưu trữ chưa đạt yêu cầu nên việc sử dụng và tra soát tài liệu mất nhiều thời gian, hiệu quả chưa cao. Để giải quyết việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tồn cần khoản kinh phí rất lớn để xây dựng thêm kho lưu trữ. Đây là khó khăn chung của các đơn vị quản lý dự án do diện tích cơ sở vật chất còn chật hẹp và thiếu kinh phí xây dựng. 

Chính những khó khăn trên Ban QLDA Phát triển Điện lực (BA2) chúng tôi muốn đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ và ý tưởng Số hóa tài liệu lưu trữ bằng hình thức chuyển đổi thông tin từ các văn bản, tài liệu, sổ sách,… vật lý sang dạng dữ liệu điện tử có thể lưu trữ và sử dụng trên máy tính hoặc môi trường nền tảng số.

* Quy trình số hoá tài liệu bao gồm 7 bước:

Bước 1: Thu thập tài liệu giấy

Bước 2: Sắp xếp, phân loại và chỉnh lý tài liệu( có danh mục theo QD)

Bước 3: Đóng gói tài liệu theo hạng mục ( dự án, công trình….)

Bước 4: Số hoá tài liệu lưu trữ bằng hình thức ( Scan)

Bước 5: Kiểm tra, sắp xếp dữ liệu File đã được số hóa

Bước 6: Thực hiện CĐS đưa dữ liệu vào eBook và thiết lập quyền xem.

Bước 7: Truy cập và khai thác.

* Hoặc cao hơn nữa có thể phát triển công nghệ Trí tuệ nhân tạo hay trí thông minh nhân tạo (Artificial intelligence  – viết tắt là AI)

Từ bước 4 : Số hoá tài liệu lưu trữ bằng hình thức ( Scan) 

Bước 5:  Chuyển tài liệu đã số hoá vào hệ thống “ AI” để phân loại và gắn Tag

Bước 6: Truy cập và khai thác trên nền tảng hệ thống “ AI”

* Lợi ích của chuyển đổi số trong lưu trữ.

-  Kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc.

-  Quản lý, lưu trữ và khai thác tập trung trên môi trường số

-  Chia sẻ thông tin văn bản dễ dàng không giới hạn thời gian, địa điểm

-  Cắt giảm chi phí quản lý, giảm thiểu diện tích không gian lưu trữ

-  Tăng cường khả năng bảo mật thông tin tài liệu

-  Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin.

     Lưu đồ chuyển đổi số hồ sơ lưu trữ:

1

2

                      Trang Nhung-BA2

;