Check icon

Success

Your request has been successfully submitted.

Tổng đài: 19006769

NPCPEC thực hiện tốt hệ thống văn phòng điện tử D-Office

Những năm gần đây, Công ty Tư vấn điện miền Bắc (NPCPEC) đã có những bước tiến mạnh mẽ trên lộ trình số hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh và trở thành một trong những đơn vị phụ trợ trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Bắc mang trong mình nhiều điểm sáng về chuyển đổi số hoạt động văn phòng. Việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office, cũng như tăng cường ứng dụng nền tảng chia sẻ tài liệu báo cáo được tích hợp trên phần mềm…  đã và đang góp phần quan trọng nâng cao cải cách hành chính tại Công ty.

Từ năm 2021, ngay sau khi Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng công ty Điện lực miền Bắc ban hành Chỉ thị về việc triển khai thực hiện kế hoạch chuyển đổi số năm 2021 – 2022, NPCPEC đã tích cực hưởng ứng với mong muốn chuyển đổi số sẽ tạo ra nền tảng vững chắc để tăng năng suất lao động, phục vụ tốt cho công tác quản lý điều hành, sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Theo đó, để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty đã đẩy mạnh công tác tuyên truyền và đào tạo người lao động nắm vững những chủ trương, định hướng của Tổng công ty về chuyển đổi số. Đến nay, 100% CBCNV đã có nhận thức đúng về nhiệm vụ, lộ trình chuyển đổi số, cũng như có tâm lý chủ động sẵn sàng cho chuyển đổi số; 100% CBCNV có kỹ năng ứng dụng tốt công nghệ thông tin, đồng thời nhận thức rõ được vai trò của an toàn thông tin, nhận diện các nguy cơ mất an toàn thông tin và có biện pháp phòng tránh.

Chỉ tính riêng trong lĩnh vực văn phòng, NPCPEC hiện đang áp dụng có hiệu quả hệ thống văn phòng điện từ D-Office với tất cả CBCNV. Theo đó, toàn bộ quy trình soạn thảo, ký số, phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều được thực hiện trên môi trường số. Ngoài ra, hệ thống còn có đầy đủ các phân hệ trên nền tảng E-Office trước đây như: Phân hệ văn thư; Phân hệ văn bản đến, công việc; Phân hệ văn bản đi/Phân hệ văn bản đi nội bộ; Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản… Bên cạnh đó, D-Office còn được bổ sung nhiều tính năng nghiệp vụ mới và có thể đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng, cũng như chủ động sẵn sàng cho việc mở rộng phát triển theo cải cách hành chính của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Đặc biệt, D-Office đã được tích hợp với hệ thống quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, IMIS xây dựng các chuẩn, khai thách tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Đồng thời có thể hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử; Ứng dụng công nghệ Speech-to-text trong xử lý, điều hành công việc. Từ đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp văn phòng điện tử trong những năm tiếp theo.

Đặc biệt, nhiều ứng dụng văn phòng đã được số hóa trên D-Office nhằm tạo thuận lợi trong quá trình làm việc như: Kết nối lịch tuần làm việc, đăng ký công tác, quản lý công tác… Hiện nay, NPCPEC đã triển khai 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội nộ, trừ các loại văn bản buộc phải ký bản giấy theo quy định về công tác văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam; 100% lịch đăng ký công tác và lịch sử dụng phương tiện; Lập hồ sơ danh mục tài liệu… được triển khai trên hệ thống của Công ty.

So vơi phương thức hoạt động văn phòng truyền thống trước đây, D-Office  được xây dựng trên nền tảng mới, được tương thích đồng bộ trên Web, Tablet, Smartphone. Điều này đã và đang mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc. Đồng thời, ứng dụng còn thuận tiện trong việc thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng… Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm tối đa giấy tờ, thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản. Mặt khác, các CBCNV có thể dễ dàng sắp xếp công việc, cũng như đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung công việc. Do toàn bộ thông tin được kết nối và truyền tải nhanh chóng, kịp thời nên tiến độ công việc được giải quyết đạt hiệu quả cao.

2

CBCNV trong Công ty dễ dàng quản lý, tra cứu và tìm kiếm văn bản trên nền tảng số

Thông qua những thay đổi theo hướng tích cực trong công tác văn phòng, có thể khẳng định, chuyển đổi số đã và đang mang lại nhiều hiệu quả to lớn trong công tác quản lý điều hành của NPCPEC, góp phần quan trọng vào việc hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đây là nhân tố then chốt đáp ứng tốt các yêu cầu, nhiệm vụ công tác trong thời kỳ 4.0 đang diễn ra, đồng thời đóng vai trò quyết định đến thành công và sự phát triển bền vững của Công ty.

Vân Anh - NPCPEC