Check icon

Success

Your request has been successfully submitted.

Tổng đài: 19006769

"Phòng họp không giấy" - Giải pháp chuyển đổi số công nghệ 4.0 tại Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực”

Trước đây, để chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, tập huấn...với các phòng, ban chuyên môn, phòng chủ trì phải thực hiện rất nhiều công đoạn như tập hợp tài liệu, photo, phân loại tài liệu. Số lượng tài liệu cần photo, in ấn rất nhiều; một số trường hợp nhầm lẫn văn bản khi chia bộ tài liệu; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau... 

Xu hướng công nghệ 4.0 ngày càng phát triển cùng với đó là môi trường làm việc năng động nên không gian làm việc phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe. Việc áp dụng thiết bị thông minh vào không gian làm việc ngày càng đa dạng và phổ biến. “Phòng họp không giấy” là một ví dụ điển hình cho việc áp dụng công nghệ 4.0.

Phòng họp không giấy là giải pháp sử dụng các thiết bị thông minh giúp giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp. Người tham gia cuộc họp sẽ sử dụng các màn hình tại mỗi vị trí để hiển thị tài liệu, số liệu, biểu quyết…Tùy thuộc vào tính chất cuộc họp và chi phí xây dựng phòng họp mà có các giải pháp thiết bị khác nhau như: Laptop, Máy tính bảng, Smartphone,…

Với “phòng họp không giấy” các tài liệu dành cho buổi họp sẽ được chuẩn bị và cập nhật lên các thiết bị thông minh tại vị trí của mỗi cán bộ từ hệ thống máy chủ. Với khả năng truyền file, các cán bộ cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu báo cáo của mình cho các cán bộ khác trong phòng họp. Bằng các thiết bị thông minh, cán bộ còn có thể đánh dấu những thông tin quan trọng trên tài liệu và ghi lại hình ảnh video cuộc họp giúp tránh những thiếu sót thông tin. Đồng thời cũng có thể cập nhật và tìm kiếm các thông tin liên quan qua hệ thống internet ngay tại phòng họp, giúp tăng tính kịp thời, nâng cao hiệu quả trong xử lý công việc.

Đối với một phòng họp, ngoài giải pháp phòng họp không giấy còn có các giải pháp hiển thị màn hình ghép LCD, màn hình LED, hệ thống họp trực tuyến,…

* Lợi ích của phòng họp không giấy:

Với phòng họp không giấy, không gian cuộc họp sẽ được tiết kiệm tối đa bởi các cán bộ không phải mang theo nhiêu tài liệu giấy. Các cuộc họp cũng được diễn ra nhanh hơn và mang lại hiệu quả tốt hơn nhờ hệ thống chia sẻ dữ liệu. Việc sử dụng thiết bị công nghệ tại phòng họp không giấy đã giảm thiểu được số lượng lớn giấy tờ không cần thiết, giúp giảm thiểu chi phí in ấn, giảm lượng chất thải ra môi trường và góp phần bảo vệ môi trường.

* Những thách thức, khó khăn khi triển khai phòng họp không giấy:

Với chi phí trang thiết bị ban đầu không hề nhỏ, việc đưa phòng họp không giấy trở thành hiện thực cũng là một thách thức lớn  đối với những đơn vị như Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực (BA2). Mặt khác, các cán bộ tham gia cần có kỹ năng sử dụng các thiết bị và các phần mềm công nghệ thông tin hiện đại.

Đối với cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp thì việc bảo mật thông tin là rất quan trọng. Chính vì vậy, đây là mối lo lắng hàng đầu khi ứng dụng công nghệ thông minh vào phòng họp khi mà các tin tặc có thể thông qua các lỗ hổng trên hệ thống để đánh cắp thông tin.

* Phương án giải quyết:

 - Tại đơn vị, để khắc phục vấn đề phát sinh chi phí quá lớn, Ban đã sử dụng thiết bị có sẵn và các cá nhân kết nối hệ thống bằng chính thiết bị thông minh của mình. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư đồng bộ thiết bị đối với cán bộ.

- Để các cán bộ sử dụng kỹ năng công nghệ thông tin thành thạo, Ban cũng đã tổ chức các buổi đào tạo thực hành chuyển giao công nghệ. Đối với vấn đề bảo mật thông tin: Bộ phận IT của Ban đã sử dụng phần mềm chuyên dụng dành cho phòng họp để được thiết lập các tính năng bảo mật dữ liệu. Đồng thời sử dụng các trình quản lý người dùng, kiểm soát người dùng, mã hóa tài liệu và kiểm soát bảo mật di động để đảm bảo an toàn thông tin. 

Hiện tại, Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực đã có một phòng họp trực tuyến với Tổng Công ty Điện lực miền Bắc và các đơn vị trong toàn Tổng công ty. Khi họp có thể kết nối trực tiếp giữa 2 đơn vị mà không qua thiết bị của Tổng công ty. 

Để thực hiện các cuộc họp không giấy nội bộ với các nhà thầu đến làm việc, Ban đang xây dựng hệ thống trình chiếu, hệ thống máy chủ, hệ thống camera, ghi âm cuộc họp, phục vụ công tác kiểm tra, điểm danh, đánh giá ý kiến sau mỗi cuộc họp.

IMG-3996 (1)

Thực hiện tốt chủ đề năm “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”, Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, số hóa trong công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện đồng bộ các giải pháp để tăng năng suất lao động, không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động. Phấn đấu nâng cao hình ảnh và vị thế của mình, trở thành đơn vị xuất sắc trong lĩnh vực chuyển đổi số.

  Văn Cường&Trần Cường-BA2

Bình luận

;