Check icon

Success

Your request has been successfully submitted.

Tổng đài: 19006769

“Xây dựng phần mềm kiểm soát lỗi văn bản trước khi đưa lên hệ thống Doffice –Ý tưởng sáng tạo giúp chuyển đổi số trong công tác Văn phòng”

Thời gian gần đây, chúng ta thường nghe đến khái niệm “chuyển đổi số” trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Vậy chuyển đổi số là gì và có tầm quan trọng như thế nào? Để đưa ra được sáng kiến và ứng dụng sáng kiến chuyển đổi số trong doanh nghiệp ta phải hiểu được khái niệm chuyển đổi số. Chuyển đổi số có thể được hiểu như sau:

Số Hóa toàn diện: Là việc quản trị, vận hành trên nền số hóa và đưa vào thực tiễn.

Số Hoá Quy Trình: Là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình hiện tại, giúp giảm chi phí vận hành và tăng hiệu quả trong công việc.

Số Hoá Thông Tin: Là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Để hướng đến hoàn thành nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng tiến độ.

Hiện nay, tại Ban Quản lý dự án Phát triển Điện lực (BA2) đang ứng dụng công nghệ số trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ trên các phần mềm tích hợp sau:

Digital Office: Hệ thống văn phòng số.

IMIS: Hệ thống quản lý đầu tư xây dựng.

CA nội bộ: Hệ thống chữ ký số.

Potal: Hệ thống quản lý tổng hợp báo cáo chung.

EPR: Hệ thống quản lý lương và tài sản.

CMS: Cổng thông tin Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông.

HRMS: Hệ thống quản lý cơ cấu tổ chức và nhân sự.

Các ứng dụng khác trên Google, zoom, zalo v.v… tích hợp trên cổng dịch vụ, mobil, app.

               3

Quy trình Nghiệp vụ nội bộ trong Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực

 Hệ thống văn bản điện tử, văn phòng điện tử trong BA2 như sau:

Văn thư: Văn bản đến, đi

Chữ ký điện tử

Luân chuyển phân giao văn bản.

Đánh giá chấm điểm hiệu quả.

Văn bản nội bộ.

Quản lý lịch  họp, danh bạ nội bộ.

Quản lý hồ sơ tài liệu.

Quản lý công việc.

Được quản lý tích hợp hoàn toàn trên hệ thống thông qua các kênh, cổng dịch vụ và thiết bị. Với mục tiêu là: Quản lý tập trung toàn bộ luồng xử lý, phối hợp công việc giữa các Phòng đến từng cá nhân thực hiện, quản lý biểu mẫu nhập dữ liệu cho phép quản lý luồng theo phiên bản, đảm bảo đáp ứng khi thay đổi quy trình; Quản lý thời gian giới hạn thực hiện từng bước trong quy trình, cho phép phân loại cảnh báo theo phân cấp.

Thông báo khi đến hạn sắp đến hạn hoàn thành công việc, cảnh báo lên cấp trên theo phân cấp, cảnh báo thông qua các kênh: SMS, eMail, ứng dụng.

Cung cấp giao diện hiển thị theo dõi thực hiện theo từng cấp quản lý cung cấp báo cáo tổng hợp số liệu, theo dõi tình hình thực hiện theo nhiều chiều báo cáo công việc cá nhân.

Sau khi rà soát toàn bộ quy trình quản lý trên hệ thống số của Ban Quản lý Dự án Phát triển Điện lực, một số hạng mục vẫn thực hiện bằng sức người, dẫn đến việc chậm chễ và chồng chéo trong xử lý công việc, như: Kiểm soát lỗi văn bản, cấp giấy đi đường, lệnh điều xe, giấy giới thiệu trong đơn vị… 

Do đó, ý tưởng được đưa ra là sử dụng phần mềm kiểm soát lỗi văn bản trước khi đưa lên hệ thống Doffice: Xây dựng một phần mềm kiểm soát lỗi văn bản tích hợp được trên cổng hệ thống Internet và mobil app. Quy trình sau khi có phần mềm như sau:

Việc soát lỗi văn bản bằng phần mềm sẽ giảm đáng kể thời gian thực hiện nhiệm vụ, giảm áp lực lên cán bộ phụ trách công tác văn thư.

Công nghệ thay đổi nhanh từng ngày đòi hỏi người làm công tác Văn phòng vừa phải am hiểu nghiệp vụ vừa phải nắm bắt được xu hướng công nghệ để áp dụng vào công việc của mình, cũng như thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm ứng dụng.

Sử dụng công nghệ trong công tác Văn phòng rút ngắn hơn rất nhiều thời gian phê duyệt văn bản, từ đó đáp ứng được tiến độ của các dự án đang thực hiện, tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng không giấy, mọi lúc, mọi nơi, trên các thiết bị tạo thuận tiện cho CBCNV, minh bạch trong quản lý. Nhất là trong thời điểm dịch bệnh Covid-19 kéo dài như hiện nay, chuyển đổi số trong công tác Văn phòng là chìa khóa đảm bảo an toàn cho CBCNV đồng thời vẫn bảo công việc được thông suốt.

        Ngọc Tuấn&Minh Ngọc-BA2

Bình luận

;