Công tác văn thư tại Công ty Điện lực Phú Thọ góp phần bảo đảm nhịp điều hành sau sáp nhập

Sau khi thực hiện sáp nhập ba đơn vị Công ty Điện lực Phú Thọ - Công ty Điện lực Vĩnh Phúc - Công ty Điện lực Hòa Bình, quy mô tổ chức, khối lượng công việc và hệ thống văn bản quản lý tại Công ty Điện lực Phú Thọ tăng lên rõ rệt. Trong bối cảnh đó, công tác văn thư tiếp tục giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm thông tin điều hành được tiếp nhận, xử lý và ban hành kịp thời, đúng quy định. 

Cán bộ văn thư Công ty Điện lực Phú Thọ thực hiện tiếp nhận, đăng ký và phân luồng văn bản trên hệ thống Doffice

Hiện nay, toàn bộ hoạt động tiếp nhận, xử lý văn bản đi - đến của Công ty được thực hiện chủ yếu trên hệ thống Văn phòng số Doffice. Mỗi ngày, bộ phận văn thư tiếp nhận, đăng ký và phân luồng nhiều nguồn văn bản khác nhau từ nội bộ EVN, các đơn vị thành viên và các cơ quan, tổ chức bên ngoài thông qua Cổng dịch vụ công. Việc phân loại, chuyển xử lý đúng lãnh đạo, đúng đơn vị và đúng thời hạn được thực hiện chặt chẽ nhằm bảo đảm không làm gián đoạn dòng chảy thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành.

Song song với công tác tiếp nhận văn bản đến, hoạt động kiểm soát văn bản đi cũng được thực hiện nghiêm túc. Trước khi phát hành, văn bản được bộ phận văn thư rà soát đầy đủ về thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký, thành phần nơi nhận và các yếu tố bắt buộc theo quy định. Chỉ những văn bản bảo đảm đúng, đủ quy định mới được cấp số và phát hành chính thức trên hệ thống. Việc kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu này giúp hạn chế tối đa sai sót, góp phần nâng cao chất lượng văn bản hành chính của Công ty.

Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy định, bảo đảm tính pháp lý của văn bản. Mỗi lần đóng dấu đều được kiểm tra đầy đủ về thẩm quyền, nội dung và thể thức, đặc biệt trong bối cảnh số lượng văn bản, hồ sơ cần đóng dấu tăng cao sau sáp nhập. Đây là một trong những khâu then chốt nhằm bảo đảm giá trị pháp lý cho toàn bộ hệ thống văn bản do Công ty ban hành.

Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định, bảo đảm tính pháp lý của văn bản.

Bên cạnh đó, bộ phận văn thư còn thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng và rà soát lịch công tác tuần của lãnh đạo Công ty. Việc đối chiếu, điều chỉnh lịch làm việc được thực hiện thường xuyên nhằm bảo đảm lịch công bố phản ánh đúng kế hoạch điều hành, góp phần giúp hoạt động quản lý, chỉ đạo trong toàn Công ty được triển khai thống nhất, hiệu quả.

Có thể khẳng định, dù là bộ phận ít xuất hiện trong các hoạt động bề nổi, nhưng công tác văn thư đang đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì kỷ cương hành chính, bảo đảm tính pháp lý của văn bản và giữ cho hệ thống điều hành của Công ty Điện lực Phú Thọ vận hành thông suốt, đặc biệt trong giai đoạn ổn định tổ chức sau sáp nhập hiện nay.

Minh Phương - Công ty Điện lực Phú Thọ