Đoàn công tác Tổng công ty Điện lực miền Nam và các đơn vị trao đổi nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Công ty Điện lực Phú Thọ

Theo chương trình trao đổi nghiệp vụ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) của Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVNSPC) cùng các đơn vị trực thuộc, sáng 10/4, đoàn công tác đã làm việc tại Công ty Điện lực Phú Thọ (CTĐL Phú Thọ) để trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu và xây dựng hồ sơ điện tử gắn với các phần mềm quản lý nghiệp vụ. 

 Đoàn công tác EVNSPC và các đơn vị làm việc, trao đổi nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại CTĐL Phú Thọ.

Tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong chuyển đổi số

Mở đầu chương trình, ông Đinh Quốc Đạt - Chánh Văn phòng CTĐL Phú Thọ phát biểu khai mạc. Tiếp đó, ông Trần Ngọc Hà - Phó Giám đốc CTĐL Phú Thọ nhấn mạnh trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng gắn chặt với chất lượng quản trị, khả năng khai thác dữ liệu và hiệu quả điều hành tại doanh nghiệp. Theo ông, những buổi trao đổi nghiệp vụ trực tiếp như vậy là dịp để các đơn vị cùng chia sẻ kinh nghiệm, đối chiếu cách làm và làm rõ thêm những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai tại cơ sở.

Sau phần khai mạc, ông Nguyễn Anh Tuấn - Phó Chánh Văn phòng CTĐL Phú Thọ trình bày báo cáo với đoàn công tác về công tác văn phòng tại đơn vị, trong đó tập trung vào các nội dung liên quan đến văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu, xây dựng hồ sơ điện tử, chỉnh lý tài liệu giấy, sắp xếp kho lưu trữ và tổ chức quản lý hồ sơ phục vụ điều hành. Báo cáo đồng thời nêu rõ một số vấn đề cần tiếp tục thống nhất và tháo gỡ như chuẩn hóa hồ sơ, xử lý tài liệu tồn đọng, lựa chọn phạm vi số hóa phù hợp, quản lý văn bản mật và khai thác dữ liệu trong thực tiễn quản lý.

Ông Nguyễn Anh Tuấn - Phó Chánh Văn phòng CTĐL Phú Thọ trình bày báo cáo về công tác văn phòng tại đơn vị

Tháo gỡ vướng mắc, định hướng số hóa trọng tâm

Trên cơ sở những nội dung được nêu ra tại CTĐL Phú Thọ, ông Đoàn Văn Huy - Phó Chánh Văn phòng EVN đã trao đổi, làm rõ thêm nhiều vấn đề nghiệp vụ đang được các đơn vị quan tâm. Từ kinh nghiệm triển khai trong toàn Tập đoàn, ông nhấn mạnh yêu cầu chuẩn hóa hồ sơ để hạn chế sai sót, tránh vi phạm; chia sẻ cách tổ chức xử lý tài liệu tồn đọng, định hướng số hóa theo trọng tâm, trọng điểm để tránh dàn trải, lãng phí; đồng thời lưu ý chặt chẽ hơn trong tiếp nhận, sao chụp, phát hành và quản lý văn bản mật. Các ý kiến của EVN đi thẳng vào những tình huống cụ thể, gắn với điều kiện thực hiện tại cơ sở, qua đó giúp các đơn vị có thêm căn cứ để rà soát, hoàn thiện cách làm trong quá trình triển khai nhiệm vụ.

Ông Đoàn Văn Huy - Phó Chánh Văn phòng EVN trao đổi, làm rõ thêm một số nội dung nghiệp vụ tại buổi làm việc.

Diễn đàn kết nối kinh nghiệm thực tiễn

Buổi làm việc sau đó tiếp tục với nhiều ý kiến từ EVNNPC, EVNSPC và các đơn vị thành viên trong đoàn công tác. Bên cạnh các ý kiến từ EVN và CTĐL Phú Thọ, ông Phan Ngọc Ẩn - Phó Chánh Văn phòng Công ty Điện lực Cà Mau cũng chia sẻ thêm một số kinh nghiệm từ thực tế triển khai tại đơn vị, góp phần làm rõ hơn những cách làm phù hợp ở cơ sở. Buổi làm việc vì thế không diễn ra theo một chiều mà thực sự trở thành diễn đàn nghiệp vụ chung để các bên cùng đối chiếu cách làm, chia sẻ kinh nghiệm và gợi mở hướng xử lý đối với từng nhóm công việc.

Tiếp nối phần thảo luận, sau khi lắng nghe thêm ý kiến từ các đơn vị tham gia đoàn công tác, ông Nguyễn Mạnh Tuấn - Phó Chánh Văn phòng EVNNPC đã chia sẻ thêm một số nội dung từ góc độ đơn vị quản lý trực tiếp CTĐL Phú Thọ. Ông đánh giá cao ý nghĩa của hình thức trao đổi nghiệp vụ trực tiếp giữa các đơn vị trong khối văn phòng, đồng thời cho rằng những chương trình như vậy không chỉ giúp chia sẻ kinh nghiệm mà còn tăng thêm sự gắn kết, phối hợp chặt chẽ hơn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Với CTĐL Phú Thọ - đơn vị trực thuộc EVNNPC, những ý kiến tại buổi làm việc cũng là cơ sở thực tiễn quan trọng để tiếp tục rà soát, hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng chặt chẽ, bài bản và phù hợp hơn với yêu cầu thực tế.

Ông Nguyễn Mạnh Tuấn - Phó Chánh Văn phòng EVNNPC chia sẻ thêm một số nội dung từ góc độ đơn vị quản lý trực tiếp CTĐL Phú Thọ

Sau khi lắng nghe đầy đủ các ý kiến, ông Trần Ngọc Hà - Phó Giám đốc CTĐL Phú Thọ cảm ơn đoàn công tác của EVN, EVNNPC, EVNSPC và các đơn vị tham gia đã dành thời gian chia sẻ nhiều nội dung thiết thực. Ông cho rằng, mỗi buổi làm việc như vậy đều mang lại thêm thông tin hữu ích, kinh nghiệm thực tế và những gợi mở cần thiết để đơn vị tiếp tục hoàn thiện nghiệp vụ, nhất là trong quản lý dữ liệu, hồ sơ và công tác lưu trữ trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

Ông Trần Ngọc Hà - Phó Giám đốc CTĐL Phú Thọ phát biểu tại buổi làm việc

Từ báo cáo của CTĐL Phú Thọ cùng các ý kiến chia sẻ, gợi mở của EVN, EVNNPC, EVNSPC và các đơn vị tham gia đoàn công tác, nhiều vấn đề đang được các đơn vị quan tâm đã được đặt ra và làm rõ hơn, từ chuẩn hóa hồ sơ, xử lý tài liệu tồn đọng, lựa chọn phạm vi số hóa phù hợp đến quản lý văn bản mật và khai thác hồ sơ, dữ liệu phục vụ điều hành. Những trao đổi bám sát thực tiễn, đi thẳng vào từng vấn đề cụ thể tiếp tục cho thấy hiệu quả của hình thức làm việc, chia sẻ nghiệp vụ trực tiếp giữa các đơn vị, qua đó góp phần nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, nhất là văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong toàn ngành điện.

Ánh Nguyệt – Công ty Điện lực Phú Thọ