Chuẩn hóa quản lý hợp đồng mua bán điện, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

Đẩy mạnh số hóa hồ sơ, chuẩn hóa quy trình cấp điện, phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận và quản lý thống nhất trên môi trường điện tử đang được Công ty Điện lực Lào Cai xác định là những giải pháp trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng quản lý hợp đồng mua bán điện (HĐMBĐ), tạo nền tảng phục vụ khách hàng nhanh chóng, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Trong hoạt động kinh doanh điện năng, HĐMBĐ là căn cứ quan trọng xác lập quyền và nghĩa vụ giữa đơn vị điện lực với khách hàng, đồng thời là một bộ phận quan trọng trong hệ thống hồ sơ quản lý khách hàng. Trong tiến trình chuyển đổi số, yêu cầu đặt ra không chỉ là bảo đảm đầy đủ hồ sơ giấy mà còn phải xây dựng phương thức quản lý thống nhất, chính xác, thuận tiện tra cứu và có khả năng khai thác lâu dài trên môi trường điện tử. Từ yêu cầu đó, Công ty Điện lực Lào Cai đang tập trung chuẩn hóa toàn bộ quá trình từ tiếp nhận yêu cầu cấp điện, xử lý hồ sơ, khảo sát, thỏa thuận đấu nối đến ký kết và lưu trữ HĐMBĐ, đặc biệt đối với khách hàng mua điện qua trạm biến áp (TBA) chuyên dùng và khách hàng ngoài sinh hoạt thuộc lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ, sản xuất.

Công ty Điện lực Lào Cai đang tập trung chuẩn hóa toàn bộ quá trình từ tiếp nhận yêu cầu cấp điện, xử lý hồ sơ, khảo sát, thỏa thuận đấu nối đến ký kết và lưu trữ HĐMBĐ

Theo số liệu rà soát, toàn Công ty có 1.248 HĐMBĐ của khách hàng mua điện qua TBA chuyên dùng, trong đó đã thực hiện scan, gửi về Công ty để soát xét 604 hợp đồng, đạt 48,4%. Đã có 6/13 Điện lực hoàn thành 100% gồm Lục Yên, Nghĩa Lộ, Bảo Yên, Bảo Thắng, Mường Khương và Bát Xát. Đây là cơ sở để các đơn vị tiếp tục đẩy nhanh tiến độ, hướng tới hoàn thành đồng bộ trong toàn Công ty.Theo kế hoạch, 7 Điện lực còn lại hoàn thành việc scan HĐMBĐ trước ngày 30/11/2026.

Song song với việc hoàn thiện khối lượng hồ sơ hiện có, việc cập nhật phải được duy trì thường xuyên đối với các hợp đồng phát sinh mới, hình thành nền nếp quản lý liên tục. Giải pháp quan trọng được Công ty đặt ra là đưa công tác quản lý HĐMBĐ về đúng quy trình ngay từ thời điểm khách hàng bắt đầu có nhu cầu cấp điện. Đối với khách hàng mua điện qua TBA chuyên dùng, bộ phận giao tiếp khách hàng tiếp nhận văn bản, phiếu đề nghị mua điện, hồ sơ thỏa thuận đấu nối và các thông tin liên quan; đồng thời kiểm tra, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ, hỗ trợ đăng ký dịch vụ điện trực tuyến và xác định thời gian khảo sát hiện trường. Sau đó, hồ sơ được chuyển đến các bộ phận kinh doanh, kế hoạch - kỹ thuật và quản lý tổng hợp để phối hợp khảo sát, thống nhất phương án đấu nối, lập thỏa thuận đấu nối, đánh số thiết bị, nghiệm thu các hạng mục và hoàn thiện thủ tục liên quan. Điểm quan trọng của phương thức này là hồ sơ được hình thành và cập nhật xuyên suốt quá trình cấp điện, thay vì tập trung hoàn thiện ở một thời điểm. Mỗi công đoạn đều xác định rõ bộ phận chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và kết quả hồ sơ cần lưu trữ.

Quy trình cấp điện được Công ty xây dựng gồm 11 bước, từ tiếp nhận yêu cầu đến hoàn tất và chuyển khai thác; tổng thời gian thực hiện thuộc trách nhiệm của ngành Điện không quá 5 ngày làm việc, không bao gồm thời gian khách hàng thi công. Việc phân định rõ trách nhiệm giúp các bộ phận phối hợp chủ động, hạn chế việc hồ sơ bị ngắt quãng trong quá trình chuyển giao. Đồng thời, khách hàng cũng dễ dàng nắm được những thông tin, giấy tờ cần cung cấp và các bước cần thực hiện. Phó Giám đốc Công ty Điện lực Lào Cai Cao Bình Định yêu cầu các Điện lực triển khai đồng bộ, chủ động rà soát, bổ sung đầy đủ hồ sơ và bảo đảm quá trình xử lý được thực hiện đúng trình tự, thống nhất trong toàn Công ty.

Cùng với chuẩn hóa quy trình, số hóa hồ sơ là giải pháp then chốt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý HĐMBĐ. Đối với HĐMBĐ của khách hàng mua điện qua TBA chuyên dùng, ngoài hồ sơ ký điện tử trên phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng (CMIS), các đơn vị thực hiện ký bản giấy để lưu và đồng thời scan, cập nhật lên kho dữ liệu dùng chung. Với HĐMBĐ khách hàng ngoài sinh hoạt thuộc nhóm kinh doanh, dịch vụ, sản xuất cấp điện mới, hồ sơ cũng được yêu cầu scan và cập nhật ngay sau khi hoàn tất thủ tục cấp điện. Qua đó hình thành nguyên tắc quản lý “phát sinh đến đâu, hoàn thiện và số hóa đến đó”. Khi hồ sơ được cập nhật kịp thời, cán bộ nghiệp vụ có thể nhanh chóng tra cứu hợp đồng, đối chiếu thông tin, khai thác lịch sử hồ sơ và phục vụ các yêu cầu của khách hàng mà không phụ thuộc hoàn toàn vào việc tìm kiếm hồ sơ giấy. Kho dữ liệu điện tử dùng chung cũng tạo điều kiện để các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát, đối soát và khai thác thông tin khách hàng trong quá trình cung cấp điện.

Một mục tiêu quan trọng của Công ty là đưa toàn bộ 100% khách hàng về cùng một phương thức quản lý điện tử

Một mục tiêu quan trọng của Công ty là đưa toàn bộ 100% khách hàng về cùng một phương thức quản lý điện tử. Đây là bước chuyển quan trọng từ quản lý hồ sơ truyền thống sang quản trị dữ liệu khách hàng. Khi thông tin được chuẩn hóa trên CMIS và hồ sơ điện tử được lưu trữ tập trung, việc tìm kiếm, cập nhật và khai thác dữ liệu sẽ thuận tiện hơn, đồng thời tạo điều kiện mở rộng các dịch vụ điện trên môi trường số. Để đạt mục tiêu này, các Điện lực trực thuộc đã chủ động xây dựng tiến độ thực hiện, phân công cán bộ phụ trách và thường xuyên cập nhật tình trạng hồ sơ. Đối với hồ sơ hiện có, tập trung hoàn thành số hóa theo thời hạn; đối với khách hàng phát sinh mới, thực hiện cập nhật ngay trong quá trình cấp điện, tránh hình thành khối lượng hồ sơ cần xử lý tập trung về sau.

Hiệu quả của công tác này phụ thuộc lớn vào việc duy trì nền nếp sau khi hoàn thành số hóa, vì vậy định hướng việc quản lý HĐMBĐ phải trở thành một quy trình thường xuyên gắn với trách nhiệm cụ thể của từng đơn vị và từng vị trí công việc. Phòng Kinh doanh giữ vai trò hướng dẫn, theo dõi và phối hợp thống nhất; các Điện lực trực tiếp tổ chức thực hiện, phân công cán bộ và kiểm soát tiến độ tại đơn vị. Cùng với đó, việc đối chiếu giữa hồ sơ thực tế và dữ liệu trên CMIS cần được duy trì để bảo đảm thông tin khách hàng luôn thống nhất, đầy đủ. Các chỉ tiêu như tỷ lệ HĐMBĐ được số hóa, tỷ lệ hồ sơ được cập nhật đầy đủ, đúng thời điểm và tiến độ thực hiện theo từng đơn vị sẽ là cơ sở để theo dõi thường xuyên. Qua đó, công tác quản lý hợp đồng từng bước chuyển từ phương thức xử lý hồ sơ thủ công sang quản trị dựa trên quy trình và dữ liệu.

Với 1.248 HĐMBĐ khách hàng có TBA chuyên dùng, mục tiêu hoàn thành số hóa khối lượng còn lại trước 30/11/2026, cùng định hướng 100% khách hàng được thực hiện theo phương thức điện tử, Công ty Điện lực Lào Cai đang từng bước xây dựng một phương thức quản lý HĐMBĐ hiện đại, thống nhất và hiệu quả.
Quan trọng hơn, việc chuẩn hóa quy trình với 11 bước cấp điện, thời gian thực hiện không quá 5 ngày làm việc, gắn với số hóa và quản lý dữ liệu tập trung sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch trong cung cấp dịch vụ.

Đây không chỉ là giải pháp hoàn thiện công tác HĐMBĐ mà còn là bước chuyển từ “quản lý hồ sơ” sang “quản trị dữ liệu”, từ xử lý từng giao dịch sang quản lý xuyên suốt quá trình cung cấp điện. Qua đó, Công ty Điện lực Lào Cai tiếp tục nâng cao năng lực quản trị, đẩy mạnh chuyển đổi số và xây dựng phương thức phục vụ khách hàng ngày càng chuyên nghiệp, thuận tiện và hiện đại.

Nguyễn Kiều Hưng – CTĐL Lào Cai