Công tác lưu trữ tại Công ty Điện lực Phú Thọ - Từ quản lý hồ sơ đến nền tảng dữ liệu phục vụ chuyển đổi số

Trong những năm gần đây, cùng với định hướng đẩy mạnh chuyển đổi số của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Điện lực Phú Thọ từng bước được quan tâm, củng cố và nâng cao chất lượng, chuyển dần từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản trị dữ liệu phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành. 

Tại Công ty Điện lực Phú Thọ, hồ sơ lưu trữ gắn liền với hầu hết các lĩnh vực hoạt động của đơn vị như: đầu tư xây dựng lưới điện, quản lý kỹ thuật, vận hành hệ thống, kinh doanh điện năng và dịch vụ khách hàng. Việc quản lý tốt hồ sơ không chỉ bảo đảm tính đầy đủ về mặt hành chính, mà còn tạo lập căn cứ pháp lý và nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và quá trình ra quyết định. 

Công tác lưu trữ đòi hỏi quy trình chặt chẽ, độ chính xác cao ở tất cả các khâu từ tiếp nhận, phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý, bảo quản đến tổ chức khai thác sử dụng. Trong bối cảnh khối lượng hồ sơ ngày càng lớn, thời hạn lưu trữ kéo dài, yêu cầu về khả năng truy xuất nhanh, đầy đủ và đúng quy định ngày càng cao, áp lực đối với đội ngũ làm công tác văn thư – lưu trữ cũng ngày càng tăng. Chỉ một sai sót nhỏ về tài liệu hoặc mốc thời gian cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc khi cần tra cứu phục vụ nhiệm vụ đột xuất. 

Việc lưu trữ truyền thống từng bước chuyển sang lưu trữ trên nền tảng số hoá

Thực hiện chủ trương chuyển đổi số của ngành Điện, công tác lưu trữ tại Công ty Điện lực Phú Thọ đang từng bước được hiện đại hóa. Việc triển khai số hóa tài liệu, xây dựng hồ sơ điện tử và gắn kết công tác lưu trữ với các phần mềm quản lý nghiệp vụ giúp nâng cao hiệu quả khai thác thông tin, rút ngắn thời gian tra cứu và từng bước hình thành hệ thống dữ liệu phục vụ quản trị nội bộ. Điều này đồng thời đặt ra yêu cầu người làm công tác lưu trữ phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu rõ quy trình số, luồng dữ liệu và các quy định về bảo mật thông tin. 

Cán bộ văn thư – lưu trữ CTĐL Phú Thọ rà soát, chỉnh lý hồ sơ chuyên môn phục vụ công tác quản lý và điều hành.

Thực tế cho thấy, công tác lưu trữ tuy không trực tiếp tạo ra sản lượng điện nhưng lại giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, minh bạch và đúng quy định. Giá trị của hồ sơ lưu trữ thể hiện rõ khi đơn vị cần khai thác các tài liệu pháp lý, hồ sơ cũ hoặc căn cứ phục vụ công tác kiểm tra, giám sát. 

Trong thời gian tới, Công ty Điện lực Phú Thọ tiếp tục xác định công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nền tảng quan trọng góp phần xây dựng hệ thống dữ liệu đầy đủ, chính xác, an toàn; qua đó phục vụ hiệu quả công tác quản trị, điều hành và thực hiện lộ trình chuyển đổi số của đơn vị. Lưu trữ hôm nay không chỉ là nhiệm vụ thường xuyên mà còn là sự chuẩn bị dữ liệu cho tương lai, góp phần xây dựng nền tảng quản trị hiện đại, minh bạch và bền vững tại Công ty Điện lực Phú Thọ. 

Nguyễn Thị Ánh Nguyệt - Công ty điện lực Phú Thọ